Privacyverklaring

Waterink Instituut gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij gebruiken, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.

Wie is verantwoordelijk?

Waterink Instituut is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Waterink Instituut
Eerste Weteringdwarsstraat 2B
1017 TN Amsterdam
(020) 673-9060
administratie@waterinkinstituut.nl

Contactpersoon voor privacyzaken: Linda van Hummel

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van het contact en de dienstverlening waarvan u gebruikmaakt.

Het kan onder andere gaan om:

• naam en contactgegevens;
• leeftijd of geboortedatum wanneer dit voor het onderzoek nodig is;
• gegevens over opleiding, studie en werkervaring;
• informatie die u tijdens gesprekken of in vragenlijsten verstrekt;
• antwoorden en resultaten van tests;
• informatie over bijvoorbeeld capaciteiten, interesses, motivatie, persoonlijkheid en werk- of studievoorkeuren;
• onderzoeksresultaten, adviezen en rapportages;
• correspondentie;
• factuur- en betaalgegevens;
• technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres en browsergegevens.

Soms ontvangen wij gegevens van iemand anders, bijvoorbeeld een ouder, werkgever of andere opdrachtgever. Wanneer dat relevant is, informeren wij u hierover.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• vragen en contactverzoeken te beantwoorden;
• afspraken te maken;
• profielkeuze-, studiekeuze-, masterkeuze-, beroepskeuze- en loopbaanonderzoek uit te voeren;
• tests en vragenlijsten af te nemen en te beoordelen;
• persoonlijke adviezen en rapportages op te stellen;
• onze administratie en facturatie uit te voeren;
• onze website goed en veilig te laten functioneren;
• aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag uit de AVG bestaat. Afhankelijk van de situatie is dat de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming.

Wanneer wij toestemming als grondslag gebruiken, kunt u die toestemming altijd weer intrekken.

Psychologische onderzoeken

Bij onze onderzoeken kunnen wij gebruikmaken van gesprekken, vragenlijsten en tests. Onze psychologen beoordelen de resultaten en gebruiken deze om tot een persoonlijk advies te komen.

Wij nemen geen besluiten met belangrijke gevolgen voor u die uitsluitend automatisch door een computersysteem worden genomen.

Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Wij delen gegevens alleen als dit nodig is voor onze dienstverlening of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij kunnen daarbij gebruikmaken van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor:

• IT en websitehosting;
• e-mail en online communicatie;
• digitale tests en vragenlijsten;
• administratie;
• videobellen;
• websitebeveiliging en back-ups;
• webstatistieken, zoals Google Analytics;
• cookiebeheer, zoals CookieYes;
• het tonen van Google-beoordelingen.

Wanneer een partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging en privacy.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt volgens de voorwaarden van de AVG en met passende waarborgen.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij deze hebben verzameld of zolang als de wet dit verplicht.

Voor onze financiële administratie geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit volgt uit de AVG en uit de beroepscode van het NIP.

• Doelbinding: gegevens worden alleen gebruikt voor het onderzoek waarvoor de kandidaat toestemming gaf of waarvoor een andere grondslag bestaat.
• Dataminimalisatie: in het rapport staat niet meer dan nodig is voor de vraagstelling.
• Geldigheid: een psychologisch rapport blijft in de regel één tot twee jaar geldig. Die periode is het vertrekpunt voor de bewaartermijn.
• Opdrachtgever: Als met een opdrachtgever een kortere bewaartermijn wordt afgesproken, passen wij die toe voor zover dit verenigbaar is met onze wettelijke en beroepsethische verplichtingen.
• Geen gezondheidszorgdossier: de lange wettelijke bewaarplicht voor medische en behandeldossiers geldt niet voor onderzoek naar studiekeuze en loopbanen. . Verricht de psycholoog ook behandeling of zorg, dan gelden voor dat dossier de regels van de gezondheidszorg.

3. Bewaartermijnen

Document	Bewaartermijn	Motivering
Eindrapport (alle onderzoeken)	20  jaar na oplevering	Rapport is in principe 1 tot 2 jaar geldig; nodig bij vragen, of klacht Regelmatig vragen klanten later in hun leven nog eens hun rapport op. Om hieraan tegemoet te komen, bewaren we de rapporten digitaal langer.
Ruwe testgegevens, scores en aantekeningen	2 jaar na afname	Nodig om het rapport te kunnen onderbouwen; daarna niet meer noodzakelijk
Toestemmingsverklaring en overeenkomst	Zolang het rapport wordt bewaard	Bewijs dat de kandidaat toestemming gaf
Intake- en contactgegevens kandidaat	Zolang het rapport wordt bewaard	Alleen nodig voor het onderzoek en terugkoppeling
Correspondentie met opdrachtgever	2 jaar na afronding opdracht	Verantwoording van de opdracht
Facturen en financiële administratie	7 jaar	Fiscale bewaarplicht
Klachtdossier	Klachtdossiers bewaren wij in ieder geval zolang de klacht in behandeling is.	Na afronding bewaren wij deze alleen nog zolang dat noodzakelijk is voor de afhandeling en eventuele vervolgprocedures.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

 

Website, formulieren en cookies

Wanneer u een formulier op onze website invult, gebruiken wij de door u verstrekte gegevens om uw aanvraag te behandelen en contact met u op te nemen. Deze gegevens kunnen tijdelijk worden opgeslagen in onze website.

Wij gebruiken Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Daarbij kunnen technische gegevens over uw apparaat, browser en websitegebruik worden verwerkt.

Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf toestemming via onze cookiebanner van CookieYes. U kunt uw voorkeuren daar ook later wijzigen of uw toestemming intrekken.

Een deel van onze dienstverlening is gericht op jongeren. Wij houden hiermee rekening bij de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken en hierover informeren.

Als volgens de wet toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger nodig is, vragen wij deze toestemming.

Uw privacyrechten

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten aanpassen;
• in bepaalde situaties gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• gegevens over te laten dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar administratie@waterinkinstituut.nl.

Wij kunnen controleren of het verzoek daadwerkelijk van u afkomstig is. Wij vragen daarbij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk en vragen niet standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Denkt u dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn? Neem dan contact met ons op via administratie@waterinkinstituut.nl.

Klacht indienen

Heeft u vragen of een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, onze gegevensverwerking of wet- en regelgeving verandert.

Op deze pagina staat altijd de meest recente versie.